Het is vrijdagmiddag. Die ene langdradige collega is al een paar minuten aan het woord terwijl buiten de zon schijnt. Hij vertelt iets over hoe de klant beter betrokken kan worden, maar hij is jouw aandacht allang verloren.
“Mensen vinden vergaderingen vaak veel te lang duren”, zegt Rob de Haas tegen Business Insider. Hij is ‘meeting designer’ en helpt bedrijven en gemeentes om meer uit hun vergaderingen te halen.
Hoewel hij zelf van vergaderen houdt, ziet hij het vaak fout gaan. “Voor je het weet zitten we allemaal urenlang naar spreadsheets te kijken, of wordt de agenda gekaapt door hardschreeuwers.”
Dat is irritant, maar volgens De Haas kost het ondernemers ook een hoop geld. “Stel dat je een team hebt van acht mensen die iedere week anderhalf uur vergaderen”, rekent hij voor. “Dan zijn ze bij elkaar opgeteld 12 uur kwijt. Met een uursalaris van 50 euro kost dat 600 euro per week, dus met 40 werkweken kost dat 24.000 euro.”
“Als dat team maar drie kwartier zou vergaderen – en dat kan makkelijk – dan zou dat dus een besparing van 12.000 euro opleveren, voor alleen dat ene team. En je houdt ook nog eens tijd over om andere belangrijke dingen te doen.”
Het grote probleem is volgens De Haas dat we nooit goed hebben leren vergaderen. Daardoor maken we een paar fouten die ons allemaal een hoop tijd kosten, maar makkelijk voorkomen kunnen worden. Dit zijn volgens De Haas de de vijf grootste fouten die we maken bij het vergaderen – en de oplossingen:
1. We gaan onvoorbereid de vergadering in
Volgens De Haas wordt er vaak een afspraak gemaakt voor de vergadering, wordt er misschien een agenda gemaakt, maar wordt er niet veel meer voorbereid dan dat. "Dan gaan we zitten en laten we alles aan het toeval over. Dat is zonde van alle energie, want vaak gaat het niet goed. De verwachtingen van de deelnemers lopen dan totaal uiteen, dan kun je wachten op gedoe en eindeloos gepraat. Iedereen wil dan z'n punt maken, dat schiet niet op."
Dat is op te lossen door voorafgaand aan de vergadering een doel te stellen. Wil je bijvoorbeeld een probleem oplossen of een probleem verkennen? "Het maakt niet uit, als mensen maar weten waarom ze naar de vergadering komen. Dan haal je veel meer uit de vergadering."
2. We gaan slecht om met de tijd
Daarnaast houden we volgens De Haas te weinig rekening met de tijd tijdens het vergaderen. Doordat we vaak wel de afspraak maken om om 14.00 uur te gaan vergaderen, maar geen eindtijd noemen, blijven we maar praten. "Het gaat maar door", zegt hij. "Daardoor loopt de vergadering vaak uit, of vallen de laatste agendapunten weg. Het kan ook zijn dat die worden afgeraffeld."
"Dat kun je voor zijn door per agendapunt een doel te formuleren en daar ook een tijd aan te koppelen. Zeg dus: we hebben bij dit punt probleem X en we nemen 15 minuten de tijd om daar een oplossing voor te verkennen. Als je tijdens de vergadering afdwaalt, is het veel makkelijker om mensen bij de les te houden. Je hoeft dan alleen te zeggen: dit is niet het doel van deze vergadering."
3. We vergaderen met te grote groepen
Staat er op jouw werk ook een lange vergadertafel die regelmatig helemaal vol zit? Dan vergader je waarschijnlijk met te grote groepen. "De ideale groepsgrootte voor een vergadering is ongeveer zes mensen", zegt De Haas. "Als je met meer dan tien mensen vergadert, kun je de groep beter opknippen, want in kleinere gezelschappen komt iedereen aan het woord."
Zelfs als je wilt dat je met het hele team een onderwerp bespreekt, kun je dat beter in kleine groepjes doen. "Met twintig mensen bespreek je nooit echt iets samen, dan zijn alleen de schreeuwers aan het woord. De oplossing is om eerst een agendapunt vast te stellen, dan de groep op te delen, er vervolgens in kleinere groepjes van maximaal zes mensen over te praten en de conclusie daarna weer terug te geven aan de grotere groep."
4. We blijven maar kletsen zonder besluiten te nemen
Een ander groot probleem: er is geen daadkracht. "We blijven kletsen zonder besluiten te nemen", zegt De Haas. Ergens is dat volgens hem logisch: medewerkers worden aangenomen op de inhoud en voelen zich daardoor ook inhoudelijk betrokken. Daarom willen ze tijdens de vergadering hun zegje doen. "Iedereen vindt altijd overal wel iets van, dus het is heel makkelijk om urenlang te blijven kletsen."
Toch moet je op een bepaald moment ook een besluit nemen. Daar is een gespreksleider of de eigenaar van een agendapunt voor nodig. De Haas: "Die moet het gesprek bewaken, de krijtlijnen van het speelveld vaststellen. Als iemand buiten die lijnen komt, moet de gespreksleider het gesprek weer de goede kant op sturen. Maar binnen de lijnen mag je onbeperkt praten, anders is er tijdens een vergadering ook geen creativiteit meer."
Daarnaast moet de gespreksleider vooraf met de groep delen wat de uitkomst van een vergadering moet zijn: een besluit over het proces ("we verkennen dit probleem en kijken dan hoe we verder moeten") of een inhoudelijk besluit ("we nemen een standpunt over dit onderwerp in"). Tijdens het gesprek bewaakt de gespreksleider die ambitie.
5. We reserveren eerst tijd en denken dan pas over de invulling na
Tot slot ziet De Haas vaak dat bedrijven een wekelijkse vergadering hebben en dat ze die vergadering iedere week weer opvullen met agendapunten. Daar ergert hij zich mateloos aan: "Mensen zien dan dat er een vergadering aankomt, dat ze een uur de tijd hebben om met elkaar te praten en bedenken op basis van de beschikbare tijd onderwerpen waar ze het over willen hebben."
Liever ziet hij dat we iets zuiniger zijn met elkaars tijd: "Een vergadering zou je moeten plannen op basis van belangrijke agendapunten die echt samen besproken moeten worden, niet andersom. Houd daarom als team bij wat je samen wilt bespreken en plan op basis daarvan een vergadering. Soms heb je weinig te bespreken en zet je een kwartiertje in de agenda, maar als je veel moet bespreken is wat langer ook prima."
Moet je écht veel bespreken? Plan dan gewoon meerdere vergaderingen in. "Vergader liever twee keer drie kwartier dan één keer anderhalf uur. Mensen zijn na drie kwartier wel klaar met vergaderen, dan kun je beter stoppen."